导出不是“把全部文字存成文件”，而是把一场会议整理成别人愿意看、看得懂、能执行的文档。Otter 可以直接复制转写文本、导出 PDF 或 Word，也可以生成共享链接；选择哪种方式，取决于文档的使用者是谁。
下面先说明三种输出形态的差异，再给出一套可以直接复用的纪要模板和归档规范。
一、先想清楚：纪要交给谁看
| 输出方式 | 适合对象 | 优点 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 共享链接 | 团队内部、项目成员 | 实时更新、可回听原声 | 需控制访问权限 |
| 客户、管理层、外部合作方 | 版式固定、便于正式存档 | 导出后无法再同步修改 | |
| Word | 需要继续编辑的同事 | 可二次修改、套用公司模板 | 格式可能在他人电脑上错位 |
内部协作用链接，对外交付用 PDF，需要别人接着写用 Word。不要把同一份内容同时发三个版本，否则后续修改会出现“哪份是最新的”问题。
二、导出前必须做的三件事
1. 用摘要替代全文
完整转写包含口语重复、跑题和寒暄，直接导出会让读者抓不到重点。先看自动摘要，再按“结论、分歧、行动项、风险”四类整理。转写文本作为附录保留，不要放在正文开头。
2. 核对数字、名称与时间
金额、比例、版本号、上线日期和负责人姓名是转写最容易出错的部分。逐条对照录音确认，尤其是“下周三”“本周内”这类相对时间，导出时统一改成具体日期。
3. 补齐上下文
外部读者不知道你们的项目代号和缩写。首次出现时写全称，例如“增长实验平台（内部代号 GEP）”，并在开头用一句话说明会议背景和目的。
判断一份纪要是否合格：没参会的人读完，能否知道说了什么、定了什么、接下来谁做什么。
三、可直接复用的纪要模板
- 基本信息：会议主题、日期、时长、主持人、参会人、记录来源。
- 会议目标：一到两句话说明本次要解决的问题。
- 关键结论：已经拍板的事项，用陈述句写，避免“讨论了……”这类模糊表述。
- 行动项：表格呈现，字段为“事项 / 负责人 / 截止时间 / 状态”。
- 待确认问题：尚未决定的事项，注明下一次讨论时间。
- 风险与依赖：可能影响进度的人、系统或审批。
- 附录：完整转写链接或录音时间点，便于追溯原话。
Word 模板建议把标题样式固定为“标题 1 / 标题 2 / 正文”，方便生成目录和后续转换 PDF。表格不要用空格对齐，用真正的表格，否则换设备就会错行。
四、文件命名与归档规范
推荐命名格式
日期-项目-会议主题-版本，例如 2026-10-30-增长周会-新用户激活-v1.pdf。日期用“年-月-日”保证按名称排序即按时间排序。
目录结构
- 按项目建一级目录，项目结束后整体归档，不散落在个人文件夹。
- 项目内按“会议纪要 / 需求文档 / 数据报告”分类，避免纪要和其他资料混放。
- 保留原始转写链接，PDF 只存最终确认版本，减少重复文件。
权限与留存
客户会议、合同谈判和人事沟通的纪要应单独设置访问范围；共享链接设置有效期，人员变动后及时回收。涉及个人信息的录音与转写，按组织合规要求设定保存期限，到期清理。
五、常见问题
导出的 PDF 中文乱码或排版错位怎么办？
优先使用客户端内置导出；若先复制到本地再转换，确认字体已嵌入。表格过宽时改为纵向字段列表，避免 PDF 裁切。
能只导出摘要、不导出全文吗？
可以在导出前删除不需要的段落，或复制摘要到自建模板后再导出。对外交付建议只保留摘要与行动项，全文作为内部附录链接。
多人同时整理一份纪要会冲突吗？
建议指定一名纪要负责人，其他人只补充评论。导出前由负责人统一口径，避免同一事项出现两种表述。
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